Några övningar vi gjort under retrospektiven

Jag har faciliterat ett antal retrospektiv under de senaste månaderna som inhyrd coach hos TV4. Vi har testat lite olika övningar där vi fokuserat på både specifika områden och en mer generell översyn över hur det fungerar för utvecklingsteamet.

Jag kommer här nedan att kort beskriva två av dem som jag tycker blev väldigt bra. Jag själv kommer från Crisp och arbetar som agil coach på TV4 för att hjälpa dem att bättra samarbetet inom utvecklingsteamet och mot affärsverksamheten. Här hittar ni min profil om ni funderar på vem jag är 🙂

Retrospektiv kring det dagliga Scrum mötet

Ett område som teamet kände kunde förbättras var hur de genomförde deras dagliga Scrum möte. Det genomfördes mest på rutin där varje medlem i teamet tillsammans med projektledare och chef, svarade i turordning på de tre Scrum frågorna. Det var rätt låg energinivå under mötet, och det var inte alltid det kändes värdegivande för deltagarna.

Målet med retrospektivet var att finna några åtgärder som vi kunde genomföra för att förbättra Scrum mötet. Vi arbetade oss fram till dessa åtgärder genom att göra ett antal delövningar för att i turordning svara på följande tre frågor.

  • Framtiden: Hur skulle du vilja att våra Daily Scrums fungerade?
  • Nuläget: Hur fungerar våra Daily Scrums idag?
  • Vad behöver vi göra för att ta oss mot vårt önskeläge?

Vi arbetade oss igenom de två första frågor genom att teamet först brainstormade under tystnad och skrev ner vad de kom fram till på notis-lappar. Efter fem minuter fick var och en placera lapparna på väggen och därefter läsa övrigas lappar för att få en bild av helheten. När alla lappar fanns på tavlan organiserade/kategoriserade teamet dem i grupper som de namngav.

Retrospective exercise, Daily Scrum vision

Dagligt Scrum möte, visionen

Arbetet kring framtiden och nuläget skapade en bra gemensam bild av både hur det fungerar idag, och vad gruppen siktar mot. Detta fungerade som en bra grund för att sedan arbeta fram åtgärder som förbättrar teamets sätt att utföra Scrum mötet.

Den sista frågan svarades genom att teamet fick under tystnad brainstorma och skriva ner på notisar, de åtgärder de såg kunde hjälpa teamet minska gapet mellan nuläget och framtiden. De presenterade sedan dessa för varandra för att avsluta med att rösta fram de 3 åtgärder som skall vara fokus för kommande sprint.

En sak som kom fram var att vi behövde tydligare struktur kring Scrum mötet, och att vi kunde förbättra Scrum väggen för att hjälpa teamet synkronisera under mötet. Vi har genomfört förändringarna och håller på att jobba på att skapa ett energigivande och bra Scrum möte.

Daily Scrum Index

Ett lättviktligt mätetal över Scrum mötet

För att kunna följa hur detta förbättringsarbete går har vi etablerat ett lättviktigt mätetal, som verkligen kan rekommenderas; ett Daily Scrum Index. Varje deltagare bedömer efter Scrum mötet hur mycket energi de upplevde att mötet gav dem vid detta tillfälle. Målet är att Scrum mötet skall vara en energigivande uppstart av dagen, att mötet skall skapa lust och fokus för arbetet som ligger framför dem. Genom att alla bedömer mötet dagligen får vi både ökad medvetenhet kring hur mötet fungerar, och en möjlighet att diskutera direkt varför gruppen bedömde just detta möte på ett visst sätt.

Jag har också noterat i grafen vad vi sagt då vi diskuterat Scrum mötet, något som är bra att ha framöver under kommande förbättringsövningar.

 

En personlig tidslinje för alla teammedlemmar

Under ett annat retrospektiv arbetade vi fram teamregler. Målet med dessa är att göra beteendet som vi vill ha under vårt arbete tydligare för alla i teamet. Under arbetet med att ta fram dessa genomförde vi en övning som var väldigt bra, och som går att arbeta vidare på och göra mer av vid något annat tillfälle.

Vi genomförde en tidslinje, men fokus var inte som brukligt den senaste tiden i projektet utan varje medarbetares historia tio år tillbaka. Syftet var att fånga var och ens erfarenhet, att få upp medvetenheten av vad varje medlem tar med sig in till teamet. Tanken var att vi genom denna övning kan utkristallisera drivkrafter och värderingar som både är gemensamma och olika inom gruppen.

Resultatet blev inte riktigt som jag föreställt mig (planer brukar inte utvecklas som man tänkt sig :-)), utan det blev bättre. Medlemmarna var mer personliga än vad jag hoppats på, och berättade händelser som format dem både ur deras professionella arbetsliv men också privata händelser som inträffat under tidsperioden.

Retrospective exercise, Personal Timeline

Timeline över deltagarnas historia 10 år tillbaka

Teamet fick först sitta och fundera över signifikanta händelser och erfarenheter som hänt tio år tillbaka. Sedan fick varje person, en och en, sätta upp sina lappar och berätta om dem för övriga. Tidslinjen var uppdelad i två delar där den övre var positiva händelser och den undre negativa.

Efter det att alla satt upp sina lappar reflekterade och diskuterade vi kort vad vi hört, bland annat vad vi ser för likheter mellan oss i teamet.

Denna övning går att utveckla mer genom att lägga än mer tid efter det att lapparna är uppe till att diskutera likheter, olikheter mellan lapparna, och vilka slutsatser teamet kan dra av dem. Man kan arbeta fram principer som teamet tror på, värderingar som legat till grund till val de gjort, osv.

Övningen fungerade också väldigt bra som ett sätt att snabba upp teambyggandet. På en kort och koncentrerad tid lärde de känna varandra, något som annars skulle tagit lång tid att göra vanligtvis. Och, ju bättre man känner varandra i ett team ju mer förtroende och tillit har man mot varandra, och därmed också utvecklar teamet mer effektiva arbetssätt gemensamt.

 

Läs om vår kommentarspolicy